Veilig mailen

Wat is veilig mailen?

Met veilig mailen bedoelen we dat alleen de persoon aan wie je de e-mail stuurt, de e-mail kan lezen. De e-mail kan dan niet ‘afgetapt’ worden.

Veilig mailen is verplicht voor de zorg. Privacywetgeving schrijft voor dat je privacygevoelige gegevens, zoals informatie over patiënten, veilig moet versturen. Persoons- en medische gegevens mailen met gewone mail (bijvoorbeeld via Gmail) is verboden.

Mailen via een veilige verbinding doe je via ZorgMail, vanuit een ZorgMail-adres (@zorgmail.nl of @ringamsterdam.nl). Dit kan in een regulier e-mailprogramma zoals Outlook (eventueel met de geïntegreerde plug-in-knop veilig mailen) of via het ZorgMail-portaal.

Hoe mail je veilig naar grote zorginstellingen?

Alle grote zorginstellingen in Nederland werken met een veilige verbinding (via ZorgMail of een andere beveiliger). Berichten komen altijd veilig aan als je vanaf je ZorgMail-adres mailt naar een grote zorginstelling. Dat geldt ook andersom: een mail van een grote zorginstelling naar jouw ZorgMail-adres wordt ook veilig verstuurd.

Hoe mail je veilig buiten grote zorginstellingen?

Heeft de ontvanger geen ZorgMail-adres? Of geen e-mailadres van een zorginstelling? Dan werkt de veilige verbinding waarschijnlijk niet.

Je kunt dan veilig mailen op deze manier:

  1. Maak een nieuwe e-mail aan vanuit je ZorgMail-adres.
  2. Voeg de woorden ‘veilig mailen’ toe aan de onderwerpregel van je e-mail.
    Bijvoorbeeld: Doorverwijzing bariatrie veilig mailen.
    De ontvanger ziet deze woorden niet. Die ziet gewoon: Doorverwijzing bariatrie.
  3. Verstuur je e-mail zoals je normaal ook doet.
  4. De ontvanger kan de e-mail nu veilig openen, beantwoorden en doorsturen met de beveiligde ZorgMail Viewer.
    Dit kan voor een periode van ongeveer 12 weken.

Benieuwd hoe dit werkt? Test het dan eens zelf met je privé-mailadres.

Kun je ook veilig mailen met patiënten?

Je kunt ZorgMail gebruiken om veilig te mailen met patiënten. Maar we adviseren je dit alleen te doen bij patiënten met wie je niet via het portaal kunt communiceren.

Communicatie via het portaal heeft de volgende voordelen:

  • De portaalomgeving is sowieso veilig.
  • De uitgewisselde informatie kun je makkelijk toevoegen aan het HIS.
  • De patiënt heeft toegang tot alle berichten die tussen jullie zijn verstuurd.
  • De patiënt kan via het portaal direct een bericht terugsturen, een afspraak inplannen, uitslagen inzien of herhaalrecepten aanvragen.

Zijn er nog meer veilige manieren om berichten te sturen?

Naast veilige mail (Secure e-mail) biedt ZorgMail ook deze diensten aan:

  • EDIFACT berichtendienst
  • ZorgMail Send Message
  • ZorgMail Chat

Vragen over een van deze modules? Neem contact op met het servicemanagement van Sigra: