Overstap van cKIS naar Boards
Vanaf 6 januari 2025 stapt de ROHA over van cKIS naar Boards, het KIS van Zorgdomein en HealthConnected. Op deze pagina vind je alle informatie die je nodig hebt voor een soepele overgang in de praktijk. De informatie, gericht op praktijkondersteuners, huisartsen en praktijkmanagers, wordt steeds aangevuld.
De overstap naar Boards verloopt in twee fasen.
Fase 1: 6 januari 2024 tot 3 maart 2025
Wat verandert er?
Vanaf 6 januari registreer je alle consulten met ketenzorgpatiënten in het HIS in plaats van in cKIS. Bij een correcte registratie in het HIS worden nieuwe ketenzorgpatiënten automatisch in de keten geïncludeerd. In deze fase gebruik je cKIS alleen nog voor verwijzen en consulteren. Daarnaast maak je vanaf 6 januari gebruik van de nieuwe oproeplijsten in Boards om patiënten op te roepen en zijn de rapportages beschikbaar in Boards.
Voor het eerste kwartaal van 2025 zullen de declaraties nog éénmaal plaatsvinden op basis van de gegevens in cKIS. Vanaf 1 april 2025 zullen de declaraties gebaseerd worden op de gegevens in het HIS.
Wat kun je nu al doen?
- Controleer of je toegang hebt tot Boards en of je Single Sign On goed is ingesteld. Gebruik daarvoor deze handleiding.
- Bereid je voor op de veranderingen die ingaan per 6 januari:
Automatische in- en exclusie patiënten in ketenzorg
Je meldt vanaf 6 januari* geen nieuwe patiënten meer aan in cKIS. Patiënten worden automatisch in de keten geïncludeerd op basis van de correct ingevoerde combinatie van de volgende gegevens in het HIS:
- ICPC-codes
- ROHA-protocol (inclusief deelname aan ketenzorg en hoofdbehandelaar)
Afhankelijk van het zorgprogramma kunnen ook de volgende gegevens bijdragen aan in- en exclusie als ketenzorgpatiënt:
- Metingen
- Medicatie
In de rapportages (zie punt 5) in Boards kun je controleren of een patiënt daadwerkelijk in de keten is opgenomen.
Update inclusiecriteria
De overstap naar Boards was een goed moment om de inclusiecriteria onder de loep te nemen en aan te passen. Dit is inmiddels voor alle HIS’en gebeurd.
* Als verwijzing of consultatie noodzakelijk is, dan meld je patiënten tijdelijk nog aan in cKIS tot 3 maart 2025. Zie punt 3.
Vanaf 6 januari registreer je alle ketenzorgconsulten in je HIS. Dit geldt voor alle praktijkondersteuners en huisartsen.
Ondersteuning en documentatie
Heb je hulp nodig bij de registratie in het HIS? Maak een afspraak.
*Vanaf 6 januari tot 3 maart gebruik je het cKIS alleen nog voor verwijzen en consulteren. Je blijft dit op dezelfde manier doen als je gewend bent.
Als er voor een nieuwe ketenzorgpatiënt een verwijzing of consultatie nodig is, dan voeg je deze gedurende fase 1 ook nog toe aan het cKIS, zoals je dat altijd hebt gedaan.
Vanaf 3 maart verlopen consultaties en verwijzingen via Boards.
Vanaf 6 januari gebruik je de oproeplijsten in Boards. De werklijsten in cKIS worden niet meer bijgehouden en zijn daardoor niet meer betrouwbaar.
Ondersteuning en documentatie
Vanaf 6 januari zijn de rapportages in Boards beschikbaar om inzicht te krijgen in de registratie van ketenzorgpatiënten en de voortgang van je patiëntenpopulatie te monitoren. De rapportages zijn beschikbaar voor de programma’s Ouderenzorg, AF, DM, Astma, COPD, CVRM-hoog risico, CVRM-zeer hoog risico.
Ondersteuning en documentatie
Gedurende Fase 1 (6 januari tot 3 maart) is het belangrijk om de registratie van ketenzorgpatiënten in het HIS te controleren en aan te passen waar nodig. Correcte registratie betekent dat er correct gedeclareerd wordt.
- Plan alvast twee dagdelen in je agenda voor het controleren en/of aanpassen van registraties in januari.
Ondersteuning en documentatie
Instructiemateriaal en ondersteuning vanuit de ROHA
- Handleidingen, stroomschema's en e-learning We bieden een allerlei documentatie aan voor een soepele overstap.
- Ondersteuning We raden je aan om de webinar terug te kijken als je geen kans hebt gezien om deel te nemen. Ook is het mogelijk om vragen te stellen via een online spreekuur, of je kunt persoonlijke begeleiding aanvragen.
Fase 2: vanaf 3 maart 2025
Op weg naar volledige implementatie
- Vanaf 3 maart begint fase 2 van de implementatie van Boards. Verwijzen en consulteren gaan vanaf dat moment ook via Boards verlopen. Om hier goed op voorbereid te zijn, bieden we een webinar aan voor huisartsen, praktijkondersteuners en praktijkmanagers.
- cKIS blijft na 3 maart alleen nog ter inzage beschikbaar tot 1 juni, maar kan niet meer worden aangepast.